VERİ SORUMLUSU BİLGİLERİ
ERCİYES ÜNİVERSİTESİ
ADRES	Yenidoğan Mahallesi Turhan Baytop Sokak No:1 38280 TALAS / KAYSERİ
TELEFON	0 (352) 207 66 66
FAKS	0 (352) 437 49 31
E-POSTA
KEP	erciyesuni@hs01.kep.tr

 

ERCİYES ÜNİVERSİTESİ olarak, kişisel verilerinizin güvenliği konusuna önem vermekteyiz. Bu bilinçle, sizlere ait her türlü kişisel verinin mümkün olabilen en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesine azami hassasiyet göstermekteyiz. Başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri belirlemek amacıyla çıkarılmış olan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında Üniversitemiz “Veri Sorumlusu” sıfatına haiz olup sizlerin kişisel verilerine ilişkin işleme faaliyetini gerçekleştirmektedir. 

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, kişisel veri işleme, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kişisel verilerinizi elde etmemiz, kaydetmemiz, muhafaza etmemiz, saklamamız, güncellememiz, açıklamamız, sınıflandırmamız, elde edilebilir hale getirmemiz,  mevzuatın izin verdiği üçüncü kişilerle paylaşmamız veya onlara devretmemiz gibi konularda kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir. 

İş bu aydınlatma metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10 uncu maddesi ile 10 Mart 2018 tarihli Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ gereğince sizlerin kişisel verilerine ilişkin aydınlatmayı yapma amacıyla tarafımızca hazırlanmıştır. 

Ayrıca işbu aydınlatma metninde kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri ayrımı yapılmamış olup her iki kavram da “kişisel veri” kavramı altında toplanmıştır.  

 

 

 

1

 

Aşağıda bu metni açıklığa kavuşturmak adına bazı kavramların tanımlarına yer verilmiştir;

KİŞİSEL VERİ	Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
İLGİLİ KİŞİ	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
ÖZEL NİTELİKLİ (HASSAS) KİŞİSEL VERİ	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
VERİ SORUMLUSU	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
VERİ İŞLEYEN	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
AÇIK RIZA	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENMESİNDE UYULAN GENEL İLKELER

 

Üniversitemiz tarafından sunulan tüm hizmetler kapsamında kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Genel İlkeler” başlıklı 4 üncü maddesinin 2 inci fıkrası gereğince; 

a)      Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, 

b)      Doğru ve gerektiğinde güncel, 

c)      Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

d)      İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü,

e)      İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir.  

KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ 

 

Sizlerin ERCİYES ÜNİVERSİTESİ ile aranızdaki ilişkiye göre işlemekte olduğumuz kişisel verileriniz değişkenlik gösterebilmektedir. Kişisel verileriniz somut duruma göre yazılı, sözlü beyanlar, kurum kaynaklar, resmi yazışmalar, görsel ögeler, formlar üzerinden edinilen bilgiler, sözleşmeler, dilekçeler, tutanaklar, başvurular, santral, ortak alan güvenlik kameraları, internet siteleri, üniversite ve ders yönetim sistemleri,  internet sitesi ziyaretlerinde bilgisayarlarda kullanılan çerezler ve benzeri vasıtalarla fiziki ve elektronik ortamda toplanabilmektedir. 

Kişisel verileriniz ilgili faaliyet kapsamında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 5 inci ve 6 ncı maddesinde yer alan işleme şartları ve amaçlarına uygun olarak toplanmaktadır. 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI 

Kişisel verileriniz şu sebeplere dayalı olarak işlenebilmektedir; 

•         Üniversitemizin hizmet faaliyetlerinin tüm yasal mevzuat çerçevesinde sunulabilmesi için veri işlemenin gerekli olması, 

•         2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, ilgili ikincil düzenlemeler ve Yükseköğretim Kurumu (YÖK) tarafından getirilen eğitim faaliyetlerine ve denetime ilişkin ve sair yükümlülüklerin karşılanması, 

•         Tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici yükümlülüklerin ve gerekliliklerin yerine getirilebilmesi ve buna ilişkin tedbirlerin alınması,

•         Üniversitemizin ulusal ve uluslararası düzeyde eğitim ve öğretim, bilimsel araştırma, yayın ve danışmanlık hizmeti verebilmesi ve bunun sürdürülebilmesinin sağlanması,

•         Öğrencilerin başarılarının ölçülmesi, değerlendirilmesi ve takibinin sağlanabilmesi,

•         Bilimsel, idari ve akademik çalışmaların yürütülebilmesi,

•         Üniversitemizce sunulan eğitim ve hizmetlerin önerilmesi ve tanıtımının yerine getirilebilmesine yönelik faaliyetler gerçekleştirilebilmesi, 

•         Eğitim, etkinlik, seminer, toplantı gibi organizasyonlara katılım taleplerinin yerine getirilmesinin sağlanması,  

•         Şikâyet, öneri ve taleplerin gereğinin yerine getirebilmesi ve yerine getirilen/cevaplandırılan başvuruların geri bildiriminin ilgili birimlerce gerçekleştirilmesi, 

•         İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,  

•         CİMER,            SABİM ve        bilgi     edinme           hakkı   çerçevesinde gelen başvuruların değerlendirilmesi, 

•         Üniversitemiz öğrencilerinin iş hayatına uyumunun sağlanması ve iş kurabilmelerine yardımcı olunması, 

•         ERÜ mezun platformunda üyelerin akademik ve profesyonel hayat tecrübelerini paylaşabilmeleri, mezun ilişkilerinin yönetilmesi, kariyer fırsatları ve iş imkânlarına yönelik çalışmalar yapılabilmesi, 

•         Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,

•         Üniversitemizin insan kaynakları süreç ve politikalarının verimli bir şekilde yürütülebilmesi,

•         Üniversitemizde eğitim alan ve mezun öğrenciler ile çalışan tüm birimlerdeki personele gerekli sağlık hizmetinin sunulabilmesi,

 

amaçlarıyla Üniversitemizin tüm yasal düzenlemelerce yükümlü ve yetkili kılındığı temel olarak eğitim ve öğretim faaliyetinin doğru ve verimli bir şekilde ifası amacıyla etkileşim içinde olduğu tüm hizmet alanlara en iyi şekilde hizmetin ifası amacıyla kişisel verileriniz işlenmekte olup gerekli veri güvenliği sağlanarak fiziki ve elektronik ortamda işlenmektedir. 

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIM BİLGİSİ

Üst başlıkta yer verdiğimiz kişisel verilerin işlenme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini de almak suretiyle kişisel verileriniz; 

•         Kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için izin verilen veya yükümlü kılınan ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, 

•         Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına, yetkili üçüncü kişi ile kurum ve kuruluşlarına, 

•         Yurt içi ve yurtdışı görevlendirmeleri ve değişim programları kapsamında anlaşılan ilgili üniversitelere, 

•         Eğitim-öğretim faaliyetin sürdürülmesi temel amacıyla Üniversitemizin ilgili birimlerine,

6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir. 

Üniversitemiz sizlerin kişisel verilerini, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak; 

Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı birimlerin tabi olduğu, başta 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu olmak üzere, diğer ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan yasal süre boyunca saklanmaktadır. Kanunlarda veri işlenme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

İLGİLİ KİŞİLER OLARAK HAKLARINIZ ŞUNLARDIR; 

 

a)      Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b)      Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c)      Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d)      Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e)      Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

f)       Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

g)      Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

h)      İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i)       Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme. 

ÜNİVERSİTEMİZE BAŞVURU USUL VE YÖNTEMİ

 

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. Maddesinde yer alan taleplerinizi,  10.03.2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre ERCİYES ÜNİVERSİTESİ’ nin “Yenidoğan Mahallesi Turhan Baytop Sokak No:1 38280 TALAS / KAYSERİ” adresine yazılı olarak veya Başvuru Formu’ nun ıslak imzalı bir nüshasını, Üniversitemizin Genel Evrak Birimine kimliğini tespit edici bir belge ile şahsen teslim ederek veya 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” sertifikasına sahip bir elektronik ya da mobil imza ile imzalayarak, “Üniversitenin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)” adresi olan erciyesuni@hs01.kep.tr adresini kullanarak gönderebilirsiniz. Üniversitemize iletilen talepler, hemen ve en geç 30 gün içinde cevaplandırılacaktır. İşlemin ücret gerektirmesi halinde; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’ in 7 inci maddesinde belirlenen işlem ücreti karşılığında, yazılı olarak veya elektronik ortamda cevaplandırılacaktır. 

Üniversitemiz iş bu aydınlatma metni üzerinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeni düzenlemeler getirilmesi halinde değişiklik yapma hakkını saklı tutar.